Защита времени

Что такое рабочее время? Как оно выглядит и почему его часто так много? А что если изменить правила его установления…

Автор: Элизабет Грейс Сондерс

Встреча в конце рабочего дня, рассчитанная на час, перешагнула 75-минутную отметку и конца ей не видно. Срочное письмо ждет вашего ответа; и теперь вам придется или остаться после работы, или открывать ноутбук после ужина. Внешне вы остаетесь вежливым, участвуете в обсуждении и вдумчиво отвечаете своему коллеге, который ведет встречу. Но внутри вы раздражены. Этот человек прямо сейчас «шагнул» далеко за ваши временные рамки.

Такие ситуации могут быть неприятными. Неожиданные претензии сотрудников на ваше время могут помешать вам выполнить важное задание, заставить вас уйти с работы поздно или даже помешать дома уделить время семье. Что вы можете сделать в таких ситуациях, чтобы установить (временные) рамки и не чувствовать в будущем, что ваше время не ценят?

Как коуч по управлению временем, я видела разные способы, с помощью которых люди успешно устанавливают временные рамки в общении со своими коллегами. Возможные варианты могут отличаться в зависимости от вашей работы, рабочей культуры и сотрудников, но вот некоторые примеры рамок, которые вы можете установить, и проинформировать об этом других.

Время для встреч

Для начала, хорошо просто пометить часть своего календаря как «занят». Определите время, когда вы не можете или не хотите посещать встречи, например, до или после определенного времени. Вы можете заблокировать время в своем расписании для общения или переписки; для того, чтобы отвозить детей в школу, или потому, что вам просто хочется сосредоточится на работе в первой половине дня. Цель – выделить место в вашем календаре, чтобы другие знали, что вы заняты и недоступны для них.

Если вы получаете приглашение на встречу на это время, предложите другое время. Если у вас нет полномочий перенести встречу или в ней участвует большая группа людей, вам нужно решить, важно ли для вас присутствовать. В некоторых случаях вы не можете установить временные рамки встречи, например, когда вы координируете работу в разных часовых поясах или в середине недели в рамках консалтингового проекта. В этих случаях вам нужно действовать по своему усмотрению. Если возможно, избегайте встреч, которые не дают вам вовремя ложиться спать или заставляют просыпаться среди ночи. Скорее всего, возможная польза от встречи не стоит того, чтобы влиять на вашу продуктивность на следующий день из-за недосыпания.

Продолжительность встреч

Встречи, которые проходят дольше запланированного времени, могут оказывать существенное влияние на ваш график. Всего три встречи, которые проходят на 15-20 минут дольше, чем ожидалось, могут забрать один час вашего (рабочего) дня. Несколько стратегий могут помочь установить рамки продолжительности встреч.

Во-первых, устанавливайте продолжительность встреч, которые вы проводите. Например, отправляйте приглашение на 30-минутную встречу с четкой, сфокусированной повесткой вместо того, чтобы планировать обычную 60-минутную встречу. Во-вторых, планируйте встречи одну за другой, чтобы вы были вынуждены завершить текущую встречу в нужное время или за несколько минут до следующей встречи. (Имейте в виду, это может помочь и другим участникам, так как у них свои обязательства). Наконец, в начале встречи изложите свое намерение. Например, «Мне нужно закончить встречу точно в 2:30, поэтому давайте постараемся к этому времени охватить самые важные вопросы». Затем, за 5–10 минут до окончания встречи, напомните: «У нас осталось около 10 минут, что самое главное надо обсудить до подведения итогов?» Контроль времени очень важен для завершения встречи вовремя.

Фокусирование в рабочее время

Наличие непрерывного времени для выполнения задач представляет собой серьезную проблему для многих людей, поэтому вам придется особенно усердно работать над установлением границ в этих случаях. Первая линия атаки – заблокировать время как занятое в вашем календаре. Некоторые люди делают это в установленное время каждую неделю, например, с 9 до 11 часов утра два раза в неделю. Другие люди предпочитают блокировать время каждую неделю по мере необходимости для выполнения проектов. Используйте метод, который наиболее полезен для вас.

Если ваши коллеги пытаются запланировать встречи в течение выделенного вами времени или подойти к вашему столу, чтобы пообщаться без предупреждения, предложите другое время. Чтобы помочь себе сосредоточиться, создайте какой-нибудь физический барьер. Если у вас есть дверь, закройте ее. Несколько часов целенаправленной работы стоят больше для вашей команды, чем ваша постоянная доступность. Если у вас нет двери (или если ваши коллеги входят, даже когда ваша дверь закрыта), спрячьтесь где-нибудь – в конференц-зале, другом офисе или даже в кафе. Быть вне поля зрения – одна из самых эффективных стратегий установления границ.

Приведенные выше советы могут контролировать ваше время. Однако другим распространенным отвлекающим фактором на работе является входящая информация от коллег – по телефону, в онлайн-чате, по электронной почте или лично. То, как ваши коллеги общаются с вами, может повлиять на то, насколько разрушительным является общение, но, контролируя входящие сообщения, вы можете уменьшить их влияние.

Например, в моем бизнесе я призываю своих клиентов общаться со мной в основном по электронной почте. Таким образом, они могут посылать мне сообщения в любое время дня и ночи, в любой день недели, но я не вижу их, пока не буду готова ответить – обычно в своем офисе с понедельника по пятницу. Если кто-то обращается ко мне другим способом, я, как правило, отвечаю на сообщение электронной почтой и, при необходимости, подчеркиваю, что моим предпочтительным способом общения является электронная почта. То, что я не вижу сообщений до следующего рабочего дня, удерживает меня от соблазна отвечать на них по ночам и выходным. Это также помогает мне не думать о сообщениях без ответа, поэтому я могу полностью отключиться от работы.

Даже если вы не всегда можете диктовать, как людям общаться с вами, во многих случаях вы можете сообщить, когда вы пришлете ответ. Например, вы можете получить текстовое сообщение, связанное с работой в 10 часов вечера, но вы ответите на него на следующее утро. Или вы можете до понедельника не отвечать на сообщения, поступившие в выходные. Конечно, есть некоторые случаи, когда эти рамки действительно невозможны, например, если вы отвечаете за международные перевозки. Но во многих случаях сообщения могут подождать. Когда вы отвечаете в удобное для вас время, вы информируете другого человека о своих личных временных рамках. В некоторых случаях вы можете даже написать прямо: «Я отвечаю на это сообщение сейчас. Но я хотел бы, чтобы вы знали, что я обычно не отвечаю на сообщения в выходные дни до понедельника».

Какие рамки вам нужны и какие границы вы можете установить, будет зависеть от ваших индивидуальных предпочтений, а также от вашей работы. Но с этими стратегиями вы, вероятно, сможете начать устанавливать больше границ со своими коллегами, чтобы вы не только оставались внешне вежливыми, но и чувствовали себя спокойно.